3S - Smart Software Solutions

Ewidencja czasu pracy powinna występować w formie papierowej.

Można ją również tworzyć i prowadzić w formie elektronicznej, np. w naszej weblikacji SWARCP, specjalnie do tego celu stworzonej.

Elektroniczna forma prowadzenia i uzupełniania ewidencji czasu pracy jest dopuszczalna tylko w przypadku, gdy możliwe jest wykonanie wydruku papierowego, co oczywiście w przypadku SWARCP nie stanowi najmniejszego problemu.

Wymóg wydruku papierowego karty ewidencji czasu pracy pracownika, nałożony przez K.p. jest niezbędny z co najmniej dwóch powodów:

• Ze względu na ewentualną konieczność udostępnienia takiej ewidencji pracownikowi - na jego żądanie. W SWARCP pracownicy mają standardowo zapewniony dostęp do własnej ewidencji w ramach indywidualnego konta dostępowego, które mogą obsługiwać z poziomu standardowej przeglądarki WWW, np. Internet Explorer.

• Ze względu na ewentualną konieczność udostępnienia takiej ewidencji Państwowej Inspekcji Pracy (PIP), przeprowadzającej kontrolę czasu pracy. W takim przypadku SWARCP udostępnia możliwość udostępnienia karty ewidencji czasu pracy w postaci dokumentu elektronicznego (e-dokumentu), opatrzonego podpisem cyfrowym.

K.p. nie określa obowiązującego wzoru karty ewidencji czasu pracy. Każdy pracodawca może zatem stworzyć ją według własnych upodobań, z tym jednak zastrzeżeniem, że musi ona obejmować wszystkie informacje, które obowiązkowo muszą być w niej zawarte (patrz Zakres przedmiotowy). Zatem wygląd karty ewidencji czasu pracy wraz z zastosowaną szatą graficzną karty ewidencji czasu pracy zależy od pracodawcy.

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracodawca korzystał z najnowszych trendów w tej dziedzinie, np. dedykownych do tego celu programów komputerowych, np. unikalnego rozwiązania ewidencji i rozliczania czasy pracy w Internecie - systemu SWARCP(+KD).

Należy jednak pamiętać, że to do obowiązków pracodawcy należy skonfrontowanie wprowadzanych do systemu kategorii i rodzajów danych, które znajdują się w takiej ewidencji, z danymi, które muszą się w niej znaleźć. Jeśli w formularzach systemu brak będzie miejsca na jakiś rodzaj wymaganej informację, np. o pracy w godzinach nadliczbowych, nie oznacza to, że pracodawca jest zwolniony z uwzględniania tej informacji w ewidencji.

Przepisy K.p. nie określają również okresu, w jakim ma być tworzona ewidencja czasu pracy. Do pracodawcy należy decyzja, na jaki okres ewidencja taka będzie tworzona - najczęściej w praktyce występują zatem ewidencje miesięczne, na pełne okresy rozliczeniowe oraz na okresy roczne. Bez względu jednak na okres, jaki obejmuje ewidencja czasu pracy, pracodawca ma obowiązek wypełniać ją nie rzadziej niż raz w miesiącu - jest to niezbędne ze względu na konieczność comiesięcznego rozliczania czasu pracy, w celu prawidłowego ustalenia wynagrodzenia.

Dodatkowo do karty ewidencji czasu pracy pracodawca ma obowiązek dołączać wnioski pracownika o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych, jeśli pracownik wnioski takie składa (§ 8a rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Nasz system SWARCP(+KD) zapewnia pełną obsługę tych i innych wniosków elektronicznych z uwzględnieniem mechanizmu ich dystrybucji i zatwierdzania.

Więcej na ten tam można znaleźć na naszym forum.

Podstawa prawna:

• art. 149 § 1 i 2, art. 281 pkt 6 Kodeksu pracy,
• art. 25 ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (DzU nr 92, poz. 879),
• § 8 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286).